กระบวนการขาย และ การวางแผนธุรกิจ ยิ่งเข้าใจ ยิ่งปิดการขายได้เร็ว !

กระบวนการขาย เป็นส่วนประกอบสำคัญของธุรกิจ การวางแผนธุรกิจที่เหมาะสมจะช่วยส่งเสริมกระบวนการขายให้บริษัทขายผลิตภัณฑ์และบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ การวางแผนธุรกิจยังช่วยปรับเปลี่ยนกลยุทธ์หรือวิธีการทำงานให้เหมาะสมต่อสถานการณ์ปัจจุบัน ดังนั้น การวางแผนธุรกิจจึงเป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาและดำเนินกระบวนการขาย ซึ่งจะช่วยให้บริษัทประสบความสำเร็จในการขายและสามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์หรือวิธีการทำงานให้เหมาะสมต่อสถานการณ์ปัจจุบันได้

กระบวนการขาย คือ

การวางแผน คือ กระบวนที่องค์กรหรือหน่วยงานดำเนินการเพื่อให้ได้ผลที่ต้องการในอนาคตโดยการตัดสินใจล่วงหน้าในการเลือกวิธีทำงานที่ดีที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ให้บรรลุผลตามที่ต้องการภายในเวลาที่กำหนด และเป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง ตลอดจนสามารถปรับปรุงแก้ไขได้อยู่เสมอ

กระบวนการขายจึงเป็นส่วนสำคัญและมีความสำคัญอย่างมากในธุรกิจ เนื่องจากเป็นกระบวนการที่ช่วยส่งเสริมการขายผลิตภัณฑ์และบริการให้กับบริษัท โดยการวางแผนธุรกิจที่เหมาะสมจะช่วยให้กระบวนการขายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถปรับปรุงได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ การวางแผนธุรกิจยังช่วยในการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์หรือวิธีการทำงานให้เหมาะสมต่อสถานการณ์ปัจจุบัน ซึ่งจะช่วยให้บริษัทประสบความสำเร็จในการขาย

นอกจากการวางแผนธุรกิจแล้ว กระบวนการขายยังประกอบด้วยหลายขั้นตอน เช่น การสร้างความต้องการของลูกค้า การตลาดผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น การโฆษณา การจัดโปรโมชั่น การส่งเสริมการขายผ่านสื่อสังคมออนไลน์ การสร้างพันธมิตรกับภาคธุรกิจอื่น ๆ เป็นต้น โดยการวางแผนและจัดการกระบวนการขายให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้บริษัทสามารถเพิ่มยอดขายและความสำเร็จในการปิดการขาย

การวางแผนธุรกิจ จึงหมายถึง การวางแผนงานทางธุรกิจที่แสดงถึงกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องปฏิบัติในการลงทุนประกอบการ เพื่อให้เกิดเป็นสินค้าและบริการแก่ลูกค้าและจะบริหารอย่างไรให้ธุรกิจอยู่รอด การวางแผนธุรกิจจึงเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการจัดการการขายหรือ Sales Operation และรูปแบบของแผนมีหลายอย่างแตกต่างกัน ขึ้นอยู่ว่าจะวางแผนขึ้นมาสำหรับกิจการใดและวัตถุประสงค์อย่างใด

ประเภทของการวางแผนธุรกิจ

การวางแผนธุรกิจ ส่วนใหญ่แบ่งเป็น 2 ประเภท ได้แก่ การจำแนกตามระยะเวลา และ การจำแนกตามระดับองค์กร ดังนี้

1. การจำแนกแผนตามระยะเวลา

• แผนระยะสั้น กำหนดเวลา 1 ปี หรือสั้นกว่า เช่น แผนการผลิตและจำหน่ายสินค้าเป็นไปตามเหตุการณ์เฉพาะหน้า ผลิตเพื่อจำหน่ายในช่วงเทศกาลต่าง ๆ เป็นต้น
• แผนระยะปานกลาง กำหนดเวลามากกว่า 1 ปี ปกติอยู่ในระยะ 3-5 ปี นิยมใช้ในองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่
• แผนระยะยาว กำหนดระยะเวลานานมากกว่า 5 ปีขึ้นไป เป็นแผนกิจกรรมขนาดใหญ่ที่มีความเกี่ยวข้องกับหน่วยงานหลายฝ่ายหลายสาขา ต้องใช้กระบวนการวางแผนและการทำงานสลับซับซ้อน

2. การจำแนกตามระดับองค์กร

• แผนกลยุทธ์ เป็นแผนซึ่งกำหนดทิศทางและเป้าหมายแนวทางปฏิบัติของบริษัทในระยะยาวหรือระยะปานกลาง กำหนดไว้อย่างกว้าง ๆ เปิดโอกาสให้สามารถปรับแผนได้หากสภาพแวดล้อมเปลี่ยนไป เป็นการวางแผนที่สามารถเชื่อมโยงองค์ประกอบในด้านต่าง ๆ ให้มีความสัมพันธ์กันเพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
• แผนปฏิบัติการ เป็นแผนสำหรับปฏิบัติให้เกิดผลตามเป้าหมายของแผนกลยุทธ์ที่วางไว้ ซึ่งเป็นแผนปฏิบัติงานเฉพาะเป็นเรื่อง ๆ ไปให้สำเร็จในระยะเวลาสั้น ๆ ตามที่กำหนดไว้ ส่วนใหญ่กำหนดเวลา 1 ปี

องค์ประกอบของการวางแผนธุรกิจ

ในทางปฏิบัติองค์ประกอบของแผนจะแบ่งออกได้หลายแบบ โดยทั่วไปแล้วการวางแผนควรจะครอบคลุมถึงการกำหนดจุดหมายปลายทางของแผน ทางเลือกสำหรับเป็นแนวทางปฏิบัติ หรือกลวิธี ให้บรรลุจุดหมายที่กำหนดไว้ ทรัพยากร และค่าใช้จ่าย การกำหนดองค์ประกอบของการวางแผนที่สำคัญ มีดังนี้

1. การกำหนดจุดหมายปลายทาง ที่ต้องการบรรลุ

• จุดมุ่งหมายหรือเป้าประสงค์ ซึ่งได้แก่ผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
• วัตถุประสงค์ เป็นผลมาจากการแปลงจุดมุ่งหมายเพื่อง่ายต่อการนำไปปฏิบัติวัตถุประสงค์จึงต้องชัดเจน และสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง
• เป้าหมาย เป็นการกำหนดผลลัพธ์สุดท้ายที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติตามแผน โดยจะวัดผลได้เชิงปริมาณ และกำหนดระยะเวลาที่จะบรรลุผลสำเร็จนั้นด้วย

2. วิธีการและกระบวนการ

วิธีการและกระบวนการ เป็นองค์ประกอบที่เกิดจากการนำข้อมูลต่าง ๆ มาวิเคราะห์ และกำหนดเป็นทางเลือก สำหรับเป็นแนวทางปฏิบัติ หรือกลวิธี ให้บรรลุจุดหมายที่กำหนดไว้ จากนั้นจะถ่ายทอดออกมาเป็นแผนงาน ประกอบด้วย 2 แนวทาง ได้แก่

• กลวิธีการปฏิบัติ หรือมาตรการ เป็นการกำหนดแนวทางปฏิบัติให้บรรลุจุดหมายที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
• แผนงานและโครงการ เป็นการกำหนดแนวทางในการปฏิบัติให้มีรูปแบบที่ชัดเจนมาก

3. ทรัพยากร และค่าใช้จ่าย

ทรัพยากร และค่าใช้จ่าย เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งในการวางแผนและการนำแผนไปปฏิบัติ ทรัพยากรในการวางแผนรวมทั้งค่าใช้จ่ายได้แก่ คน เงิน วัสดุอุปกรณ์ ซึ่งการวางแผนจะต้องระบุให้ชัดเจนและมีความเป็นไปได้ในการปฏิบัติ

4. การนำแผนลงสู่ไปปฏิบัติ

การนำแผนไปสู่ปฏิบัติ เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงกรรมวิธีในการตัดสินใจเลือกแผนงานและโครงการไปปฏิบัติให้เกิดผลสำเร็จตามจุดหมายที่กำหนดไว้  ซึ่งขั้นตอนนี้จะต้องอาศัยกลยุทธ์หลายอย่างทั้งกลยุทธ์ภายในองค์การและกลยุทธ์ภายนอกองค์การ

5. การประเมินผลของแผน

การประเมินผลของแผน เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงการตรวจสอบ การควบคุมและการวัดผลการปฏิบัติงานตามแผน เพื่อให้ทราบถึงความก้าวหน้าหรือข้อบกพร่องหรือข้อจำกัดของแผนนั้น ๆ เพื่อจะได้ทำการปรับปรุงแผนให้สามารถนำไปปฏิบัติได้บรรลุตามเป้าหมาย

ลักษณะของการวางแผนธุรกิจที่ดี

ลักษณะของแผนที่ดี นอกจากมีองค์ประกอบครบถ้วนและสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง สามารถวัดผลประเมินผลได้ โดยทั่วไปแผนที่ดีควรมีลักษณะ ดังนี้

• ความยืดหยุ่น แผนที่ดีควรมีความยืดหยุ่นหรือคล่องตัวในการปรับวัตถุประสงค์หรือปรับกลยุทธ์ให้เข้ากับสภาวะแวดล้อมและโอกาสใหม่ ๆ ทางธุรกิจได้
• ความครอบคลุม ควรครอบคลุมไปถึงหน้าที่ต่าง ๆ และระดับต่าง ๆ ทั่วทั้งองค์กรเพื่อเป้าหมายเดียวกัน
• คุ้มค่าใช้จ่าย การทำแผนใด ๆ ค่าใช้จ่ายในการจัดทำแผนหรือการนำแผนไปสู่การปฏิบัติ มีความประหยัดและคุ้มค่า
• ความชัดเจน แผนที่จัดทำขึ้นจะต้องชัดเจนว่าใครทำอะไร ที่ไหน อย่างไร เมื่อใดอยู่ความรับผิดชอบของใคร
• ระยะเวลาของแผน จะต้องกำหนดให้แน่นอนว่าเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อใด
• ความเป็นขั้นตอนและพิธีการ การจัดทำแผนต้องผ่านขั้นตอนต่าง ๆ ตามลำดับ ตั้งแต่การเตรียมการ วิเคราะห์ข้อมูล ทำแผน นำแผนไปปฏิบัติ และประเมินผล ทั้งนี้ แผนจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจหรือผู้บริหารก่อน
• ความปกปิด ในด้านธุรกิจการวางแผน จะต้องให้รู้แผนเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้นเพราะหากแพร่งพรายไปสู่คู่แข่งขันอาจเป็นผลเสียต่อธุรกิจ ซึ่งแผนขององค์กรธุรกิจจะแตกต่างจากการวางแผนขององค์กรภาครัฐที่ควรเปิดเผยทั่วไป
• ความมีเหตุผล ควรกำหนดแผนขึ้นอย่างมีเหตุผล สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงมีแนวทางที่จะนำไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้
• ความสอดคล้อง แผนที่ดีควรสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และนโยบายขององค์กรที่กำหนดไว้
• ความต่อเนื่อง หมายถึงความต่อเนื่องกับแผนอื่น ๆ และต่อเนื่องในกระบวนการจัดการด้วย รวมทั้งมีการประเมินแผนที่ปฏิบัติไปแล้วและนำผลประเมินมาปรับปรุงใหม่

ในกระบวนการขายและการวางแผนธุรกิจ หรือ Sales Operation การวางแผนคือขั้นตอนแรกของกระบวนการจัดการ เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์และกิจกรรมที่จะทำไว้ล่วงหน้า การจัดทำแผนมีหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่ว่าจะวางแผนสำหรับกิจการใดและวัตถุประสงค์อย่างใด ลักษณะของแผนที่ดี นอกจากมีองค์ประกอบครบถ้วน แผนจะต้องมีความยืดหยุ่นหรือคล่องตัว สามารถปรับกลยุทธ์หรือวิธีปฏิบัติให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้