Quotation คืออะไร? ใบเสนอราคา + ตัวอย่าง B2B

การคุยเรื่องราคากับลูกค้าองค์กร (B2B) ถือเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญที่สุดของทุกดีล เพราะหากเปิดราคาเร็วเกินไปขณะที่ยังไม่เข้าใจคุณค่า ลูกค้าอาจปฏิเสธทันที แต่หากช้าเกินไป ลูกค้าอาจเปลี่ยนใจไปหาคู่แข่ง

ในการซื้อขายระดับมืออาชีพ ใบเสนอราคา (Quotation) จึงไม่ได้เป็นเพียงแค่กระดาษแจ้งราคา แต่คือเครื่องมือทางการค้าที่แสดงความน่าเชื่อถือ สรุปขอบเขตข้อตกลง และเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการปิดการขาย

ใบเสนอราคา ภาษาอังกฤษ = Quotation (ตัวย่อ QT / QO)

สำหรับผู้ที่ต้องการเทียบศัพท์และตัวย่อสากลเพื่อนำไปใช้งานในเอกสารการค้า สรุปได้ดังนี้:

ภาษาไทย	English Term	ตัวย่อสากล	วัตถุประสงค์ในกระบวนการขาย
ใบเสนอราคา	Quotation (หรือ Quote)	QT / QO	เสนอราคาและเงื่อนไขการค้าให้ลูกค้าพิจารณา
ใบสั่งซื้อ	Purchase Order	PO	ลูกค้ายืนยันตกลงสั่งซื้อสินค้าตามราคาที่ตกลง
ใบแจ้งหนี้	Invoice	INV	เรียกเก็บเงินเมื่อส่งมอบสินค้าหรือถึงงวดชำระ
ใบเสร็จรับเงิน	Receipt	RC / RE	เอกสารยืนยันว่าได้รับการชำระเงินเรียบร้อย
กำหนดยืนราคา	Price Validity	-	ระยะเวลาที่ราคานี้ยังใช้ได้ (เช่น 15 วัน หรือ 30 วัน)

💡 ข้อควรจำ: ใบเสนอราคา (Quotation) ยังไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และยังไม่สามารถใช้บังคับเรียกเก็บเงินได้จนกว่าลูกค้าจะออกใบสั่งซื้อ (PO) หรือเซ็นยืนยันข้อตกลง

Anatomy of B2B Quotation — 7 ส่วนประกอบสำคัญที่ใบเสนอราคาต้องมี

ใบเสนอราคาที่ได้มาตรฐานและถูกต้องตามหลักภาษีอากรในประเทศไทย ควรประกอบด้วยข้อมูลอย่างน้อย 7 ส่วนหลัก:

1. ส่วนหัวเอกสาร (Header): ระบุคำว่า “ใบเสนอราคา / Quotation” ชัดเจน พร้อมเลขที่เอกสาร (Quotation Number) และวันที่ออกเอกสาร
2. ข้อมูลผู้เสนอราคา (Vendor Details): ชื่อบริษัทเต็ม, ที่อยู่สำนักงานใหญ่หรือสาขา, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก, และเบอร์โทรศัพท์/อีเมลผู้ติดต่อ
3. ข้อมูลผู้ซื้อ (Customer Details): ชื่อบริษัทลูกค้า, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (สำหรับ B2B), สาขา, ชื่อและตำแหน่งของผู้มีอำนาจสั่งซื้อ
4. รายการสินค้าและบริการ (Line Items): ลำดับ, รหัสสินค้า (SKU), คำอธิบายรายการ (Description), จำนวน (Quantity), และราคาต่อหน่วย (Unit Price)
5. สรุปยอดเงินและภาษี (Financial Summary): ยอดรวมก่อนภาษี (Subtotal), ส่วนลดการค้า (Trade Discount), ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% (VAT), และยอดสุทธิรวมทั้งสิ้น
6. เงื่อนไขทางการค้า (Commercial Terms):
   • กำหนดยืนราคา (Validity): กำหนดชัดเจนว่าราคานี้ใช้ได้ถึงเมื่อไหร่
   • เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Terms): เงินมัดจำ, เครดิตเทอมกี่วัน
   • กำหนดส่งมอบ (Delivery Date / Lead Time): ระยะเวลาจัดส่งสินค้าหรือเริ่มให้บริการ
7. ช่องลงนาม (Signatures): ลายมือชื่อผู้มีอำนาจฝ่ายขาย และช่องลงนามยินยอม/ประทับตราของลูกค้า

ลำดับเอกสารการขายที่ถูกต้อง: Quotation vs PO vs Invoice

ความสับสนที่พบบ่อยในทีมขายมือใหม่ คือการคิดว่า “ส่งใบเสนอราคาแล้ว = ปิดการขายสำเร็จ” แต่ในความเป็นจริง ขั้นตอนการจัดซื้อ B2B ดำเนินการเป็นลูกโซ่ดังนี้:

เอกสาร	ใครออก	จุดประสงค์	สถานะเงิน
Quotation (ใบเสนอราคา)	ผู้ขาย	เสนอราคาและเงื่อนไขให้ลูกค้าพิจารณา	ยังไม่เรียกเก็บเงิน
PO (ใบสั่งซื้อ)	ผู้ซื้อ	ยืนยันตกลงสั่งซื้อตามราคาที่ระบุใน Quotation	ผูกพันการสั่งซื้อตามงบประมาณ
Invoice (ใบแจ้งหนี้)	ผู้ขาย	เรียกเก็บเงินเมื่อส่งมอบงานหรือตามงวดสัญญา	ถึงกำหนดชำระตามเครดิตเทอม

• มี Quotation = ลูกค้ากำลังเปรียบเทียบข้อเสนอ (ความเสี่ยงยังสูง)
• ได้รับ PO = ลูกค้าตกลงซื้อและผูกพันงบประมาณแล้ว
• ส่ง Invoice = งานเสร็จสิ้นหรือถึงงวดตามสัญญา และรอรับเงินตามเครดิตเทอม

กับดักของการทำใบเสนอราคาใน Excel: บ่อเกิดของดีลหลุดเงียบ (Silent Churn)

กว่า 80% ของธุรกิจ B2B ยังคงสร้างใบเสนอราคาด้วย Excel หรือ Word แล้ว Export เป็นไฟล์ PDF ส่งให้ลูกค้าทางอีเมลหรือ LINE

ดูเผินๆ เหมือนจะสะดวก แต่ในระดับบริหารจัดการ นี่คือจุดเริ่มต้นของปัญหาใหญ่:

1. ผู้บริหารตาบอดใน Pipeline: ไม่รู้เลยว่าตอนนี้นักขายกำลังเสนอราคาสินค้าอะไรอยู่ รวมมูลค่าเท่าไหร่ และให้ส่วนลดลูกค้าไปกี่เปอร์เซ็นต์ จนกว่าจะถึงวันประชุมสิ้นเดือน — ดูวิธีจัด Sales Pipeline ให้เห็นยอดชัดเจน
2. เซลส์ลดราคาหลุดนโยบาย: ขาดระบบ Approval Workflow สำหรับใบเสนอราคา ทำให้เซลส์บางคนแอบตัดราคาหรือให้เครดิตเทอมเกินเกณฑ์เพื่อเร่งยอด โดยที่ฝ่ายบริหารไม่รับรู้
3. ส่ง PDF ไปแล้วเงียบหาย (The Black Box): เมื่อส่ง PDF ไปแล้ว ทีมขายไม่มีทางรู้เลยว่าลูกค้าเปิดอ่านหรือยัง หรือเปิดอ่านแล้วแต่ติดปัญหาเรื่องงบประมาณ ทำให้ปล่อยเวลาล่วงเลยจนลูกค้าไปซื้อกับคู่แข่ง — อ่าน 10 เทคนิคคุยกับลูกค้า B2B หลังส่งใบเสนอราคา

ก้าวข้ามสู่ระบบ Autonomous Revenue: จัดการและกู้ยอดขายจากใบเสนอราคา

ในระบบ Wisible Autonomous Revenue ใบเสนอราคาไม่ได้เป็นแค่ไฟล์เอกสารที่บันทึกไว้ดูย้อนหลัง แต่เป็น “จุดหมุนของสัญญาณรายได้ (Revenue Signal)”:

• สร้างใบเสนอราคาใน 3 คลิกด้วย Product Master: ดึงสเปกและราคามาตรฐานจากระบบกลาง ลดข้อผิดพลาด พิมพ์ชื่อสินค้าเพียงตัวอักษรแรก ระบบจะดึงรหัสและราคาขึ้นมาทันที
• ระบบควบคุมส่วนลดและการอนุมัติอัตโนมัติ (Discount Hierarchy): กำหนดระดับการอนุมัติ เช่น ส่วนลดเกิน 5% แจ้งเตือนผู้จัดการฝ่ายขายทางมือถือทันที ช่วยให้การอนุมัติรวดเร็ว ไม่เสียเวลาวิ่งเซ็นเอกสาร
• ตรวจจับสัญญาณติดตามดีลด้วย AI (Hawk Owl Agent): เมื่อส่งใบเสนอราคาออกไปแล้ว หากไม่มีความเคลื่อนไหวเกินกำหนด หรือดีลค้างอยู่ในสถานะรอ PO นานผิดปกติ ระบบจะตรวจจับและแจ้งเตือนนักขายทันทีว่าต้อง Follow-up ลูกค้ารายใดก่อนที่พอร์ตจะว่าง

อ่านคู่มือที่เกี่ยวข้อง

• วิธีเริ่มต้นสร้างใบเสนอราคาใน Wisible
• การตั้งค่าสายการอนุมัติใบเสนอราคา (Quotation Approval Flow)
• 10 เทคนิคคุยกับลูกค้า B2B หลังส่งใบเสนอราคา
• Sales Pipeline คืออะไร? จัดการดีลขายให้เห็นยอดชัดเจน
• Sales Forecast คืออะไร? วิธีพยากรณ์ยอดขายอย่างแม่นยำ

คำถามที่พบบ่อย

ใบเสนอราคา ภาษาอังกฤษ คืออะไร และใช้ตัวย่ออะไร

ใบเสนอราคา ภาษาอังกฤษคือ Quotation (นิยมเรียกย่อว่า Quote) ตัวย่อสากลที่พบบ่อยในระบบการค้าคือ QT หรือ QO เป็นเอกสารที่ผู้ขายจัดทำเพื่อเสนอเงื่อนไขทางการค้าให้ลูกค้าพิจารณาก่อนสั่งซื้อ

Quotation กับ Purchase Order (PO) ต่างกันอย่างไร

Quotation ออกโดยผู้ขายเพื่อเสนอราคาและเงื่อนไข (ยังไม่มีผลผูกพันให้ชำระเงิน) ส่วน Purchase Order (PO) หรือใบสั่งซื้อ ออกโดยผู้ซื้อเพื่อยืนยันตกลงสั่งซื้อตามราคาที่ระบุใน Quotation

ใบเสนอราคา B2B ที่สมบูรณ์ต้องมีอะไรบ้าง

ต้องมี 7 ส่วนสำคัญ: 1) ข้อมูลผู้เสนอราคาและเลขภาษี 13 หลัก 2) ข้อมูลลูกค้า 3) เลขที่เอกสารและวันที่ออก 4) รายการสินค้า/บริการและราคาต่อหน่วย 5) ส่วนลดและภาษีมูลค่าเพิ่ม 6) เงื่อนไขชำระเงินและกำหนดยืนราคา 7) ลายมือชื่อผู้มีอำนาจอนุมัติ

ทำไมไม่ควรสร้างและติดตามใบเสนอราคาใน Excel หรือส่งแค่ PDF

เพราะการส่งไฟล์ PDF หรือทำใน Excel ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ผู้บริหารมองไม่เห็นสถานะใน Pipeline และเสี่ยงต่อการเกิด Silent Churn (ลูกค้าเปิดอ่านแล้วเงียบหายโดยทีมขายไม่รู้ตัวและไม่ได้ติดตามทันท่วงที)