การตั้งค่าเงื่อนไขการอนุมัติใบเสนอราคา (Quotation Approval Setting) ขายปกติผ่านได้ ลดราคาต้องขออนุมัติ

หากท่านมีนโยบายว่าถ้าทีมเซลขายราคาปกติก็อนุมัติเสนอราคาเองได้เลย แต่ถ้าลดเกิน 10% ต้องวิ่งมาขออนุมัติที่หัวหน้าก่อน โดยอาจมีผู้อนุมัติมากกว่าหนึ่งคน เช่น ถ้าลด 10% ให้ผู้จัดการอนุมัติคนเดียว แต่ถ้าลดเกิน 20% ขึ้นไปต้องผ่านผู้อำนวยการด้วย และถ้าลดลึกเกิน 30% ต้องไปถึงกรรมการผู้จัดการ ฟีเจอร์ตั้งค่าอนุมัติใบเสนอราคาใน Wisible CRM คือคำตอบ

วิธีตั้งค่าอนุมัติใบเสนอราคาทีละขั้นตอน

1. เข้าไปที่หน้าการตั้งค่าเงื่อนไขการอนุมัติใบเสนอราคา

1. คลิกเมนู Menu (ไอคอนมุมบนขวา)
2. เลือกตั้งค่าเงื่อนไขการอนุมัติใบเสนอราคา (Quotation Approval Setting)

2. แสดงนโยบายการอนุมัติใบเสนอราคา ซึ่งหากใช้งานครั้งแรกจะแสดงค่าเริ่มต้น

ระบบจะแสดงเงื่อนไขเดิมที่มีอยู่แล้ว ซึ่งค่าเริ่มต้นจะกำหนดไว้ว่า SuperAdmin จะมีสิทธิ์สูงสุดในการอนุมัติใบเสนอราคาทุกกรณี ซึ่งตามภาพตัวอย่างคือ บริษัทกำหนดนโยบายไว้ว่าทุกทีม (Every Board) หากมี Deal ที่มีใบเสนอราคาที่ให้ส่วนลดมากกว่าหรือเท่า 10% จะต้องได้รับการอนุมัติจากคุณ David Kim ก่อนเสมอ

ศึกษาเรื่องสิทธิ์ผู้ใช้งานในระบบ Wisible ที่ได้ที่บทความ “ความแตกต่างของระดับผู้ใช้งาน“

3. คลิกปุ่ม “Add Rule” เพื่อสร้างเงื่อนไขใหม่

4. กำหนดเงื่อนไขการอนุมัติใบเสนอราคา เริ่มที่การเลือกบอร์ดที่จะให้กฎนี้มีผลบังคับใช้

กำหนดว่าจะให้นโยบายการให้ส่วนลดนี้มีผลกับทีม (Board) ใดบ้าง ซึ่งบางบริษัทอาจมีนโยบายการอนุมัติใบเสนอราคาที่ต่างกันในแต่ละทีม ซึ่งก็สามารถทำได้เช่นกัน ตามตัวอย่างคือมีทั้งหมด 10 ทีม (แยกเป็น 10 Boards) ซึ่งสามารถตั้งให้มีกฎแตกต่างกันทั้งหมดเลยก็ทำได้

5. กำหนดเงื่อนไขซึ่งเลือกได้สองแบบคือ มูลค่าในใบเสนอราคา หรือ % ส่วนลด (Deal Value or %Discount)

6. กำหนดเงื่อนไขด้วยมูลค่าใบเสนอราคา (Deal Value)

ตัวอย่างคือ เมื่อมูลค่าในใบเสนอราคา (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) มากกว่าหรือเท่ากับ (Greater than or equal to) 50,000 บาท ก็จะเข้าเงื่อนไขนี้

หากมีนโยบายว่าให้ทีมเซลสามารถอนุมัติใบเสนอราคาได้ด้วยตัวเองได้เลย (ไม่ต้องขออนุมัติใครอีก) ก็ให้ตั้งมูลค่าเป็น 0 บาท ก็ได้ (เพื่อให้ทุกใบเสนอราคาเข้าเงื่อนไขนี้ เพราะใบเสนอราคาทุกใบจะมีมูลค่าอย่างน้อย 0 บาทอยู่แล้ว)

7. กำหนดเงื่อนไขด้วย %ส่วนลด (Discount)

ตัวอย่างนี้คือตั้งนโยบายว่าถ้ามีการให้ส่วนลด (Discount) มากกว่า 15% (แบบนี้ 15% ยังถือว่าไม่เข้าเงื่อนไขเพราะยังไม่เกิน แค่เท่ากับ) จะต้องมีการขออนุมัติจากผู้บริหารสองท่านนี้ คือ Sompong หรือ David ท่านใดท่านนึง ให้การอนุมัติ (ด้วยการคลิ๊ก Approve ในระบบ) ก็จะถือว่าผ่านการอนุมัติแล้ว ไม่ต้องรอทั้งสองคนอนุมัติ

8. กำหนดคนอนุมัติ (Approved by)

หากมีนโยบายว่าถ้าขายราคาเต็มปกติ (ไม่มีส่วนลด) แบบนี้ไม่ต้องขออนุมัติ ให้ทีมเซลอนุมัติใบเสนอราคาเองได้เลย เพื่อความคล่องตัว ก็ให้ตั้งส่วนลดเป็นน้อยกว่าหรือเท่ากับ 0 บาท ก็ได้ (เพื่อให้ทุกใบเสนอราคาเข้าเงื่อนไขนี้ เพราะใบเสนอราคาทุกใบจะมีมูลค่าอย่างน้อย 0 บาทอยู่แล้ว) แล้วเลือกผู้อนุมัติ (Approved by) เป็น “Requester (Auto-Approve) ผู้ขออนุมัติ (ก็คือคนทำในเสนอราคา เป็นคนอนุมัติตัวเองได้เลย)

ตัวอย่างนโยบายส่วนลดและการอนุมัติหลายระดับ

ตัวอย่างนี้คือตั้งนโยบายว่าถ้ามีการให้ส่วนลด (Discount) มากกว่า 40% ซึ่งค่อนข้างลึก บริษัทเลยกำหนดว่าจะต้องมีการขออนุมัติทั้งสามชั้น โดยเริ่มที่จากผู้บริหารสองท่านนี้ (สมมติว่าเป็นระดับผู้จัดการ) คือ Jennifer หรือ Panpim ท่านใดท่านนึง ให้การอนุมัติเป็นขั้นแรก จากนั้นจะไปต่อชั้นที่สองคือ Jantarat สมมติว่าเป็นระดับผู้อำนวยการ (ซึ่งก่อนที่สองท่านแรกอนุมัติ คุณ Jantarat จะยังไม่เห็นการขออนุมัตินี้) จากนั้นจึงจะไปที่ท่านสุดท้ายคือคุณ Sirichai (สมมติว่าเป็นกรรมการผู้จัดการ) ซึ่งจะอนุมัติเป็นท่านสุดท้าย ดีลที่มีการให้ส่วนลดสูงถึง 40% จึงจะผ่านการอนุมัติออกไปได้

ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ จะเป็นอย่างไร?

ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติจะปรากฎลายน้ำ (Watermark) คำว่า “DRAFT” แบบนี้ที่พื้นหลัง เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าใบเสนอราคานี้ถือเป็นเพียงร่างที่ยังมิได้รับการอนุมัติ เพื่อป้องกันกรณีที่ใบเสนอราคาถูกส่งออกไปก่อนได้รับการอนุมัติ ช่วยปิดความเสี่ยงธุรกิจได้

คำถามที่พบบ่อย

สรุป

การตั้งค่าอนุมัติใบเสนอราคาใน Wisible ช่วยให้คุณควบคุมนโยบายการให้ส่วนลดได้อย่างมีประสิทธิภาพ 
ไม่ว่าจะเป็นการอนุมัติแบบขั้นเดียวหรือหลายขั้นตอน ระบบจะช่วยลดความเสี่ยงทางธุรกิจและเพิ่มความโปร่งใสในการขาย

เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพ

นอกจากการใช้ Wisible แล้ว การออกแบบ approval workflow ที่ดีควรปฏิบัติตามbest practices สากล เช่น:

- กำหนดเกณฑ์ที่ชัดเจน - ใครอนุมัติอะไร เมื่อไหร่
- ใช้ระบบอัตโนมัติ - ลด manual work และเพิ่มความเร็ว
- ทบทวนเป็นประจำ - ปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะสมกับธุรกิจ

การมี Approval Process ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มความแม่นยำ ลดข้อผิดพลาด 
และทำให้ทีมขายของคุณปิดดีลได้เร็วขึ้น