10 เหตุผลที่จะทำให้การซื้อระบบ CRM ของคุณล่มไม่เป็นท่า

ระบบ CRM เป็นระบบที่องค์กรต้องทั้งลงทุนในการซื้อระบบ อีกทั้งยังต้องลงแรงในการคัดเลือกระบบและทดลองเดโม่ ไหนจะระยะเวลาที่ต้องทุ่มเทให้กับการเฟ้นหาระบบที่เหมาะสมกับองค์กรที่สุด เพราะเราเข้าใจว่าวิธีการเลือกระบบ CRM หรือไม่ว่าจะเป็นระบบอะไรก็ตาม ที่นำมาใช้นั้นมีความสำคัญกับองค์กรเป็นอย่างยิ่ง ดังนั้นวันนี้จึงมาแนะนำลิสต์ของกระบวนการที่อันตรายและส่งผลเสียแน่ๆ หากคุณนำวิธีเหล่านั้นมาใช้ในการเลือกระบบ และอย่าลืมคอยกลับมาอ่านลิสต์เหล่านี้หรือจำให้ขึ้นใจว่าอย่าเอามารวมในการตัดสินใจเป็นอันขาด แนะนำว่าทบทวนทุกครั้งก่อนจะเลือกใช้ระบบ CRM หรือระบบอะไรก็ตาม

1. การวางแผนการดำเนินงานดีไม่พอ

ถึงแม้การนำระบบ CRM เข้ามาช่วยในอำนวยความสะดวกในโปรเจกต์ของบริษัท แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าการวางแผนดำเนินงานที่ดี ก็มีส่วนสำคัญมากๆ ทั้งในแง่ของกำไรและการจัดการองค์กร ดังนั้นหากบริษัทไหนที่ขาดการวางแผนระยะยาวหรือการตัดสินใจที่เฉียบคม การนำ CRM มาใช้ก็คงไม่เป็นไรผลดีเท่าไหร่นัก ดังนั้นการดำเนินงานทั้งหมดจำเป็นที่จะต้องพิจารณาแนวทางและกระบวนการต่างๆ โดยเราแนะนำว่าให้วางแผนโดย

• กำหนดขอบเขตและอำนาจบริหารที่ชัดเจน รวมไปถึงจูนวิสัยทัศน์ขององค์กรให้ตรงกัน
• ระบุทีมงานในโปรเจกต์ต่างๆ ให้มีบทบาทและหน้าที่อย่างชัดเจน
• วางแผนโครงการโดยละเอียด ตั้งแต่กระบวนการไปจนถึงเอกสารต่างๆ
• การใช้โปรแกรมการจัดการการเปลี่ยนแปลง (CMP) และกระบวนต่างๆ เพื่อควบคุมการเปลี่ยนแปลง
• ใช้เครื่องมือและกระบวนการต่างๆ เพื่อระบุและลดความเสี่ยงลง

2. จัดการโปรเจกต์ไม่ดีพอ

การจัดการโครงการที่ดีไม่พอ อาจจะส่งผลเสียอย่างมหาศาลให้แก่บริษัท ทั้งการที่อาจจะไม่สามารถรักษาลูกค้าไว้ได้ หรือกระทั่งอาจจะทำให้บริษัทเราล่มไม่เป็นท่าเลย ดังนั้นเราจะพูดถึงปัจจัยที่ทำให้การจัดการโครงการให้สำเร็จ

• การวางแผนโครงการผ่านกระบวนการคิดอย่างรอบคอบ
• การได้รับการสนับสนุนจากคณะบริหาร
• การสร้างแรงจูงใจอย่างต่อเนื่องให้แก่สมาชิกในทีม
• มุ่งเน้นไปที่แก้ไขปัญหาที่กำลังเผชิญ รวมไปถึงปัญหาที่ค้างคาอยู่ด้วย

ซึ่งปัจจัยเหล่านี้ จะช่วยส่งเสริมวิธีการของเราที่ผ่านกระบวนการคิดอย่างเป็นระเบียบ เพื่อช่วยเพิ่มความสำเร็จของโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่

3. ข้อมูลเก่าไม่มีคุณภาพ

ข้อมูลที่เราได้รับมาของแอปพลิเคชั่นก่อนหน้านี้ มักจะเป็นข้อมูลเบื้องต้นที่พบได้ทั่วไป ดังนั้นแนะนำว่าให้ตรวจสอบคุณภาพของข้อมูลเก่าดู ก่อนที่จะโยกย้ายข้อมูลทั้งหมดไปไว้ในระบบ CRM ตัวใหม่ เพราะหากเราโยกข้อมูลที่คุณภาพต่ำไปไว้ใน CRM ผลลัพธ์ที่ได้ก็ไม่ได้ดีไปกว่าเดิมหรอก แถมยังต้องมานั่งเสียเวลาล้างข้อมูลใหม่ เพราะฉะนั้นอย่าลืมที่จะเกลาข้อมูลเก่าก่อนส่งแปลงไปให้ระบบ CRM ล่ะ ถ้าไม่อยากเสียเวลา

4.ไม่สร้างระบบสำหรับออฟไลน์

ถึงแม้ว่าในปัจจุบันอินเทอร์เน็ตจะกลายเป็นศูนย์กลางการเชื่อมต่อของคนทั่วโลก แต่ในบางครั้งผู้ใช้อาจจะขาดการเชื่อมต่อ หรืออยู่ในที่ที่ไม่สามารถใช้อินเทอร์เน็ตได้ ดังนั้นการสร้างระบบสำหรับออฟไลน์ไว้ ก็เป็นอีกทางเลือกที่ดี เช่นอาจจะสามารถทำให้ตัว CRM สามารถสร้างข้อมูลเป็น Spreadsheet ได้ แต่ตรงจุดนี้ก็ต้องคำนึงถึงความสมบูรณ์ของข้อมูลและความปลอดภัยของระบบนี้ด้วยนะครับ

5. ไม่นำความเห็นของผู้ใช้มาปรับ

ให้ลองนำเอาความเห็นของทั้งพนักงานทั่วไปและพนักงานอาวุโสด้วย เพื่อลดผลกระทบต่าง ๆ และพัฒนาการทำงานได้ดีมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงสามารถปรับใช้ให้เข้ากับทีมมากที่สุด

6. ล้มเหลวในการระบุการเปลี่ยนแปลงของการจัดการ

เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จในการดำเนินงานและการเปลี่ยนแปลงองค์กร แนะนำให้ใช้วิธีการจัดการ การเปลี่ยนแปลงที่แจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่ค่อยเป็นค่อยไปและเยียวยาผู้ใช้ที่ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงอย่างชาญฉลาด การเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการและกระบวนการทางธุรกิจอาจเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการดําเนินการหลายอย่าง เพราะฉะนั้นเราจำเป็นที่จะต้องแผนในการรับมือเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้วยเช่นกัน

7. การฝึกอบรมไม่มีความเป็นระเบียบ

การฝึกอบรมที่ไม่มีความเป็นระเบียบ จะส่งผลให้การใช้งานของผู้ใช้ก็จะมีปัญหาเช่นเดียวกัน ดังนั้นควรที่จะอบรมให้พนักงานในทีมให้รู้ลึกรู้จริง และพยายามใช้แบบสำรวจเพื่อดูว่าฟังก์ชันไหนใช้ได้ดีและอะไรควรปรับปรุง เพื่อที่จะได้นำไปปรับใช้ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

8. ปรับแต่งซอฟต์แวร์มากเกินไป

การปรับแต่งซอฟต์แวร์มากเกินไป จะเป็นปัจจัยที่พบบ่อยมากในการติดตั้งใช้งานระบบ CRM ที่ล้มเหลว

9. เก็บข้อมูลของที่ไม่จำเป็น

ให้ใช้ระบบโดยเน้นการเก็บข้อมูลของพฤติกรรมพนักงานขายมากกว่าเน้นเทรนด์และความต้องการของตลาด พุ่งเป้าไปที่จำนวนในการโทรออกในแต่ละวันนั้น ซึ่งคิดว่าสำคัญกว่าจำนวนการโทรหาลูกค้าที่เซลล์ต้องการปิดดีล

10. พยายามมองหาระบบ CRM ที่ใช้งานง่าย

ระบบ CRM ที่รองรับฟังก์ชันที่หลากหลาย ช่วยให้พนักงานขายในทีม สามารถที่จะทำงานได้อย่างเต็มที่และหลากหลายมากขึ้น ถึงแม้อาจจะต้องใช้เวลาในการให้พนักงานได้เรียนรู้ แต่ก็คุ้มค่า ดังนั้นให้ลองหา CRM ที่มีฟังก์ชันใช้งานเยอะ มากกว่าใช้งานง่าย

หลังจากลองอ่านลิสต์ข้างบนหมด ลองถามตัวเองและทีมงานว่าใครเคยนำสิ่งเหล่านี้มาร่วมประกอบในการซื้อระบบ CRM บ้าง ถ้ามีคำตอบว่า “ใช่” แนะนำเลยว่าให้คิดใหม่ทำใหม่ เพราะลิสต์เหล่านี้เป็นสิ่งที่พึงต้องระวังและห้ามนำมาประกอบการตัดสินใจเป็นอันขาด ไม่งั้นการซื้อระบบ CRM ใหม่ของคุณอาจจะพังและเสียเงินไปฟรี ๆ ก็ได้

ที่มา : https://www.businessmanagementideas.com/crm/failure/top-10-reasons-for-the-failure-of-crm/3727